Am afirmat în articolul trecut că unul dintre cei mai importanți pași pe care poate să-l facă o companie pentru a-și asigura succesul pe termen lung, atât în perioade de boom economic cât și în perioade de criză, este inovația.
În perioadele de boom economic lucrurile sunt relativ simple. Cash flow-ul este asigurat, clienții bat la ușă și vor livrări acum două zile deși ei fac comanda astăzi, plățile se fac relativ la timp, astfel încât se merită o investiție destul de importantă într-un instrument IT care să ne ajute să creștem. De cele mai multe ori acest instrument poarta numele de ERP (Enterprise Resource Planning). Este vândut ca și produsul de business suprem, gestionează orice, aprovizionare, stocuri, depozitare, producție, distribuție, vânzări, contabilitate, resurse umane, poate chiar include și controlul fluxurilor de documente și instrumente colaborative. Când managerul unei companii în expansiune, cu cifră de afaceri în creștere, aude așa ceva, începe să se gândească la viitorul firmei, la câte puncte de lucru o să deschidă și cât de folositor ar fi produsul prezentat (de cele mai multe ori in PowerPoint). Se interesează de produs, dacă e unul renumit îl aleg instant, bineînțeles după o negociere la sânge în ceea ce privește prețul.
Este adevărat, este instrumentul ideal pentru a avea date complete și la zi despre afacerea sa. Este adevărat că datele se introduc o singură dată și apoi sunt doar preluate în fluxul de documente. Este adevărat că poate vizualiza rapoarte pe anul, luna, ziua în curs. Poate de aceea și merită investiția a sute de mii până la milioane de euro, pentru a controla mai bine afacerea și pentru a lua deciziile mai bune (informate).
Și totuși… Ceea ce mulți manageri nu înțeleg este faptul că un produs IT pentru afaceri este 20% licențe și 80% consultanță. De multe ori renunță la analize și consultanță, sau investesc foarte puțin în acest lucru, preferând DVD-urile cu softul în cauză. De cele mai multe ori, acesta este prea specializat sau prea general pentru a se potrivi ca o mănușă afacerii sale. În cazul fericit al unui produs de calitate, managerul are posibilitatea de a adapta procedurile interne la specificul unei industrii (încă nu am văzut așa ceva decât în multinaționale), specific pe care este construit ERP-ul. Dar, de cele mai multe ori, managerii cer personalizarea produsului. Nu cred că în România a estimat corect vreun manager costurile cu dezvoltările necesare după darea în productiv.
Dacă softul este foarte scump, ești prins ca într-o plasă. Poți realiza încă din faza de implementare cât de complexă și costisitoare va fi utilizarea softului respectiv, dar deja s-a făcut o investiție (în DVD-uri, căutare furnizori, negociere) şi nu se mai dă inapoi, nu se reanalizează situaţia. Puțini au auzit de managementul schimbării în organizație, de audit al proiectelor de implementare, de consultanță și analiză înainte de semnarea unui contract de implementare. Ghiciți care este gradul de satisfacție al clienților care au implementat ERP? Și când spunem clienți, mă refer atât la managerul care (rar) intră și rulează un raport (prea complicat), dar în special la utilizatorul programului, cel care nu a fost întrebat dacă i se eficientizează munca și nici nu a fost pregătit suficient pentru schimbare, cel care introduce datele.
Ceea ce este paradoxal este faptul că, deși ”automatizeză” mare parte din sarcini, un ERP aduce cu el și cheltuieli legate de personal. Un ERP poate gestiona toate operaţiunile şi procesele dintr-o organizaţie, dar datele trebuie introduse în el. De obicei sunt mai multe date de introdus, mai mulți pași. Prin urmare mai mult timp. Mai este nevoie de oameni pregătiți, care știu să lucreze cu un PC. Să nu mai spunem de costurile legate de IT. Cel mai simplu ar fi externalizarea serviciilor, dar managerii din România au un simț al proprietății înțeles greșit. Cred că serverele ținute într-o baracă din curtea companiei sunt mai sigure decât un Data Center… Și totuși avem un ERP…
Ce se întâmplă atunci când vrem să folosim datele din acesta mai mult decât un raport zilnic de stocuri? Ce se întâmplă când se negociază cu un furnizor, şi, deși este implementat un ERP, s-a hotărât să nu se stochezeze datele legate de contracte și oferte primite. Probabil managerul de produs are niște fișiere Excel cu niște date, dar cum să le folosească ca să ia o decizie? Cum să lege vânzările și aprovizionarea din sistemul ERP cu urmărirea contractelor din Excel?
Ce se întâmplă atunci când se dorește identificarea produselor cu vânzările cele mai mici și cu profitul cel mai mic, sau chiar cu cea mică rotație a stocurilor? Sau cum se pot urmări furnizorii ale căror produse au cele mai multe defecte și întârzieri la livrare când portofoliul are zeci de mii de produse?
Simplu, se cere un raport departamentului de IT. Aici fie că durează câteva minute, fie câteva zile, depinde de cantitatea datelor cerute și de competența personalului IT. Un lucru des ignorat este faptul că un ERP este un sistem tranzacțional, care înregistrează multe operațiuni foarte repede, și nu unul de analiză, în care se interoghează o cantitate foarte mare de date foarte repede (scrie repede câte 1 foaie pe secundă, în loc să citească o bibliotecă în câteva secunde).
Dar e boom economic, veniturile sunt destul de consistente cât să acopere aceste neplăceri. Sunt limitări de timp necesar pentru raportare, dar nu trebuie luate decizii importante, pentru că afacerea crește de la sine. Se mai alocă fonduri pentru hardware și problema este parțial rezolvată…
Dar ce se întâmplă pe timp de criză? Nu sunt bani pentru implementarea unui ERP. Este nevoie de previziuni și analize ad-hoc pentru a lua decizii importante, de la prețul maxim acceptat de la un furnizor pentru a păstra prețul de vânzare, până la discountul maxim acordat unui client pentru a păstra un grad minim de profitabilitate. Trebuie urmărită cu atenție relația cu furnizorul, pentru că cea mai mică problemă de furnizare a materiilor prime poate duce la faliment. În același timp trebuie acordată atenție stocurilor din cauza costurilor mari de depozitare.
Ei bine, există și soluții inovatoare care pot ajuta. Dacă un ERP este prea scump, sau o soluție SCM nu se găsește pe piață (căutați pe Google în România SCM) există alte soluții care să nu necesite o schimbare radicală a modului de lucru, care să strângă date din orice sursă structurată (de la fișiere text la baze de date din spatele ERP) și care să ofere posibilitatea managerilor să acționeze și să ia decizii în cunoștință de cauză. Sunt soluțiile BI sau Business Intelligence. Soluțiile de top sunt versatile, rapide și nu necesită efortul financiar generat de implementarea unui ERP. Beneficiile sunt însă cheia unui management de succes, indiferent că vorbim de supply chain management, managementul riscurilor, financiar, operațional, optimizarea proceselor, previziuni și tendințe economice pe baza datelor istorice.
Tablourile de bord, urmărirea indicatorilor cheie de performanță, alertarea situațiilor critice, analizele multianuale și multidimensionale sunt doar câteva din caracteristicile unui instrument Business Intelligence. Cele de top oferă viteză de lucru incredibilă, pentru că informația devine irelevantă dacă nu este disponibilă la timp. Totodată, vă puteți bucura de un mod de lucru grafic, interactiv și posibilitatea de analiză ad-hoc, pe orice dimensiune dorește utilizatorul, fără intervenția IT-ului necesară în cazul pre-agregării datelor.
Știți care este instrumentul BI inovator cu cea mai mare creștere în ultimii ani?
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu